10 vérifications essentielles pour une traduction automatique sécurisée et conforme

La traduction automatique (MT) a transformé la communication au-delà des barrières linguistiques, offrant des conversions linguistiques rapides et efficaces. La technologie elle-même est intrinsèquement sûre car les logiciels mappent les mots d'une langue à une autre sans implication humaine. Cependant, le contexte plus large de son utilisation introduit plusieurs considérations de sécurité et de conformité. Par exemple, lorsque les données traduites sont stockées, l'accès aux données avant et après la traduction dans les workflows de traduction créent des risques de sécurité qui doivent être traités. Il est essentiel que les organisations, en particulier celles qui traitent des informations sensibles dans des secteurs tels que les soins de santé, les administrations, les finances et les services juridiques, gèrent ces risques avec une vigilance stratégique.

Cet article décrit dix contrôles essentiels pour garantir que votre utilisation de la traduction automatique reste sécurisée et conforme sans nuire à votre efficacité. En adhérant à ces directives, les entreprises peuvent exploiter la puissance de la traduction automatique en toute confiance tout en protégeant l'intégrité et la confidentialité de leurs données.

1 - Réputation du fournisseur de solutions de traduction automatique

Évaluez attentivement la réputation de votre fournisseur de logiciels de traduction automatique (MT) et assurez-vous qu'il comprend vos exigences de conformité. Par exemple, les organisations qui cherchent à se conformer aux normes du marché européen doivent obtenir le marquage CE pour leurs produits. Ils doivent trouver un fournisseur de MT qui comprend et respecte les normes de traduction des documents critiques tels que les étiquettes des produits et les instructions d'utilisation, qui sont essentielles pour le marquage CE. De même, pour les entreprises du secteur financier, le fournisseur de traduction automatique doit être familiarisé avec les réglementations telles que Sarbanes-Oxley, Bâle III ou Solvabilité II.

2 - Déploiement sécurisé de la solution

L'installation de vos systèmes de traduction automatique sur une infrastructure de cloud privé peut considérablement améliorer la sécurité. L'infrastructure de Cloud privé est le matériel contrôlé par votre organisation . Elle peut être achetée et autogérée par votre organisation ou configurée dans le Cloud public. Dans les deux cas, vous avez un contrôle complet de vos données et une sécurité totale sur qui peut accéder à ces données avant et après la traduction.

3 - Chiffrement des documents

Les technologies de chiffrement brouillent les données afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent y accéder avec la clé de chiffrement ou le mot de passe correct. Assurez-vous que tout le stockage de documents est protégé par mot de passe et que les documents sont partagés sur des canaux de communication sécurisés. N'oubliez pas de gérer les mots de passe avec précaution ; seul le personnel autorisé doit y accéder et vous devez les modifier régulièrement afin de minimiser les risques de compromission.

4 - Authentification multifacteur

L'authentification multifacteur (AMF) nécessite que les utilisateurs fournissent deux facteurs de vérification ou plus pour accéder aux outils de traduction automatique. Il peut s'agir d'une information connue de l'utilisateur (comme un mot de passe), d'une information dont dispose l'utilisateur (comme un appareil mobile pour recevoir un jeton) ou d'une information que possède l'utilisateur (au moyen de la vérification biométrique). Intégrez le MFA dans vos systèmes de traduction automatique pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire. Formez votre personnel à l'utilisation de l'authentification multifacteur et assurez-vous qu'il s'agit d'une étape obligatoire du processus de connexion pour tous les utilisateurs accédant au système de tarduction automatique. 

5 - Journal d'audit

Mettez en œuvre des fonctionnalités complètes de journal d'audit dans vos outils de traduction automatique. Par exemple, conservez des registres détaillés indiquant quand les traductions sont effectuées, qui les lance et quelles données sont traitées. Des audits réguliers, effectués en interne ou par des sociétés de sécurité tierces, peuvent aider à identifier toute activité inhabituelle ou lacune de sécurité. Vous pouvez remonter à la source de tous les problèmes et garantir la responsabilité au sein de vos processus de traduction.

6 - Workflows de traduction certifiés ISO

Une fois que vos intégrations logicielles sont sécurisées, il est temps de se concentrer sur les opérations. Visez à établir des flux de travail certifiés ISO pertinents pour les services de traduction, tels que ISO 17100. Envisagez de consulter un expert qui pourra vous aider à adapter votre flux de travail pour répondre à ces normes. Même si vous ne demandez pas le certificat proprement dit, les flux de travail conformes à l'ISO incluent automatiquement des protocoles rigoureux de traitement des données et de confidentialité, Utilisez une entreprise certifiée ISO 27001. 

7 - Contrats pour les traducteurs faisant la pré-édition et la post-édition

Les workflows de traduction automatique nécessitent généralement la gestion humaine des documents confidentiels pour de la pré et post-édition. Vos traducteurs doivent travailler dans le cadre de contrats et d'accords de confidentialité qui définissent clairement les responsabilités en matière de traitement des données et la conformité aux protocoles de sécurité. Assurez-vous que les traducteurs acceptent d'utiliser les données uniquement pour le projet et connaissent les implications juridiques de la violation de la confidentialité. Les contrats protègent votre organisation et apportent clarté et confiance dans vos relations de travail avec des traducteurs externes.

8 - Définir des normes et des politiques de traduction

Mettez en œuvre des règles strictes qui exigent l'utilisation de solutions de traduction approuvées par l'entreprise et indiquez clairement que toutes les traductions d'informations sensibles doivent respecter ces outils. Sensibilisez vos employés aux risques de" Shadow IT",» lorsque des personnes utilisent des logiciels non autorisés (tels que des solutions de traduction en ligne gratuits) qui pourraient entraîner des violations de données. En outre, évaluez et mettez à jour en permanence vos workflows et vos politiques de traduction pour relever les défis émergents en matière de sécurité et intégrer les meilleures pratiques.

9 - Définir les stratégies BYOD et de travail à distance pour la traduction

Développer des directives qui dictent la façon dont les appareils personnels doivent être utilisés lors de l'accès aux ressources de traduction. Vous vous assurerez ensuite que ces appareils sont équipés d'un logiciel de sécurité et d'un cryptage appropriés. Les stratégies de travail à distance doivent nécessiter des connexions sécurisées, comme des VPN, pour accéder au système de traduction automatique. Tous les travaux de traduction doivent être effectués sur des réseaux sécurisés et protégés par mot de passe. Assurez-vous que le personnel connaît les protocoles de traitement sécurisé des données lors de l'utilisation des outils de traduction automatique en dehors de l'environnement de bureau.

10 - Formation continue et amélioration

Vous devez régulièrement informer votre équipe des dernières pratiques de sécurité et exigences de conformité. Vous pouvez créer un programme de formation continue qui inclut les menaces les plus récentes, telles que le phishing ou l'ingénierie sociale. Encouragez une culture de sensibilisation à la sécurité, où les employés sont récompensés et soutenus pour avoir signalé des activités suspectes. 

Conclusion

Les points énumérés ci-dessus nécessitent une approche proactive. Ils assurent que votre organisation soit parfaitement en phase en termes de sécurité et de conformité dans la gestion de vos processus de traduction. SYSTRAN offre une solution entièrement intégrée à votre infrastructure informatique qui permet de cocher tous les points de cette liste. Il s'agit d'un moyen simple d'adapter votre traduction automatique aux normes du secteur. Les solutions SYSTRAN vous aident à sécuriser et à garantir la conformité de vos données, tout en restant compétitif.