Retour d'expert: Alvarez & Marsal dévoilent les coulisses des succès de eDiscovery avec SYSTRAN

Les solutions de SYSTRAN sont utilisées quotidiennement par différents types d'entreprises dans de nombreux secteurs d'activité pour obtenir les traductions automatiques les plus précises et sécurisées sur tout type de contenu, des documents sensibles aux sites Web, en passant par les applications mobiles.  Nous aimerions nous concentrer aujourd'hui sur la façon dont un de nos clients Alvarez et Marsal, une société de conseil, utilise la plate-forme SYSTRAN pour gérer les projets eDiscovery avec la plus grande efficacité et précision.

Les processus et les outils utilisés dans les scénarios de découverte électronique sont, la plupart du temps, assez complexes compte tenu des grands volumes de données électroniques produites. Contrairement aux preuves sur papier, les documents électroniques sont beaucoup plus dynamiques et contiennent diverses métadonnées qui exigent la meilleure qualité de traduction possible afin d'éliminer toute allégation d'erreur à tout moment dans une affaire de litige.

Phil Beckett, le directeur général du cabinet, qui a récemment été nommé Expert Digital Forensic de l'annéepar le Who's Who Legal nous parle de la façon dont les solutions de SYSTRAN s'intègrent dans leurs processus internes pour gérer leurs projets de bout en bout.

1) Quel est le flux de travail type lors de la prise en charge d'un nouveau projet eDiscovery ? 

PB : Nous consultons régulièrement nos clients pour nous assurer qu'ils utilisent les méthodologies les plus efficaces et efficientes dans un scénario d'e-discovery.  L'un des défis que nous les aidons souvent à surmonter est celui des langues étrangères.  Idéalement, tous ces documents seraient examinés par des locuteurs natifs, mais ce n'est pas toujours possible compte tenu du temps, des coûts et des ressources.  Par conséquent, nous recommandons toujours la traduction automatisée des documents, afin de permettre l'examen dans la langue maternelle des avocats.

Notre approche standard consiste à appliquer des analyses, y compris l'identification de la langue dans l'ensemble de documents d'un dossier, ce qui nous permet de fournir un profil de l'utilisation de la langue à nos clients ainsi que des recommandations sur la façon de gérer les documents en langue étrangère.

Cette procédure est généralement personnalisée au cas par cas pour répondre aux exigences spécifiques de la situation, mais généralement nous collectons les documents (qu'il s'agisse d'e-mails, de documents Office, de PDF, etc.) en fonction de leur langue prédominante et définissons un processus pour chaque langue, en les envoyant généralement en masse (avec l'approbation du client) à SYSTRAN pour être traduits, le texte traduit étant affiché à côté de la langue maternelle.  Nous avons également des procédures normalisées pour permettre la traduction de documents ponctuels au besoin.

La façon dont nous les appliquons dans le contexte général d'une affaire est décrite ci-dessous, mais essentiellement, il s'agit de permettre à nos clients d'examiner les documents et de prendre des décisions initiales de manière uniforme, quelle que soit la langue dans laquelle ils sont rédigés.

2) S'agit-il essentiellement d'une application de triage où vous essayez de cibler les documents les plus importants? 

PB : Quelque soit le résultat de la traduction automatique, (qui est bon et s'améliore), il ne remplacera jamais un locuteur natif lisant, analysant et interprétant le texte natif. Ils sont capables de saisir les nuances et les significations qui peuvent parfois se perdre dans (n'importe quel type de) traduction.

L'objectif est de permettre aux clients, dans leur langue maternelle, d'acquérir une compréhension crédible du contenu et de la signification du document afin que des décisions éclairées puissent être prises sur la façon de traiter le document à l'avenir.  Par conséquent, la traduction automatisée est un outil de triage important, ainsi que d'autres techniques de filtrage ou d'amélioration telles que la déduplication, la recherche par mots clés et le threading des e-mails ou l'identification quasi dupliquée.  Systran est donc généralement déployé au cours des phases initiales d'un projet pour permettre la traduction des documents et leur inclusion dans les phases ultérieures de travail.

Nos projets sont variés et ne sont pas tous axés sur les litiges. Par exemple, nous effectuons souvent des exercices de réglementation et des enquêtes. Dans ces situations, on ne sait souvent pas au départ ce qui est nécessaire ; par conséquent, l'élimination des données est davantage fondée sur le bon sens de l'enquête et sur l'utilisation de fonctions analytiques telles que la catégorisation ou le regroupement des documents. Dans ce cas, des échantillons de divers documents, liés à différentes voies d'enquête, sont envoyés pour traduction afin d'aider nos équipes à développer une compréhension des données. La capacité de donner à nos enquêteurs la possibilité de traduire des documents à la volée est également un avantage énorme dans ce genre de dossiers.

Quel que soit le type de sujet, SYSTRAN offre une solution très efficace pour permettre aux clients de trier de grands ensembles de documents en langues étrangères, garantissant ainsi une approche cohérente.

3) Y a-t-il des langues clés ou des sujets spéciaux qui sont plus importants que d'autres ? 

PB : Nous servons un large éventail de clients depuis nos différentes filiales dans le monde entier, y compris la Chine, les États-Unis, l'Inde, les Émirats arabes unis et à travers l'Europe. Par conséquent, l'éventail des langues que nous rencontrons est très varié.  Le fil conducteur est que dans la plupart des cas, la volonté est de traduire d'une langue étrangère vers l'anglais (ou l'allemand).  Dans de nombreux cas, en raison de la nature internationale de nos clients, il y a des locuteurs natifs qui peuvent traiter avec de nombreuses langues mondiales communes donc d'autres langues ont tendance à être demandées. Par exemple, une affaire récente portait sur la traduction en anglais d'un ensemble de documents rédigés en suédois et en norvégien afin de permettre à un cabinet d'avocats canadien d'examiner rapidement ces documents.

En ce qui concerne les domaines, il n'y en a pas un qui compte plus que d'autres, bien qu'il y ait une prédominance des industries financières et automobiles dans notre travail.

4) Cette capacité de traduction est-elle utilisée dans les litiges d'entreprise ou pour un autre type d'application de gouvernance d'entreprise ? 

PB : Alvarez et Marsal reçoivent des projets sur un très large éventail de sujets, y compris les projets litigieux concernant les enquêtes internes, le règlement des différends, l'insolvabilité et les programmes de conformité.  Cependant, ces projets ne sont pas tous de nature litigieuse, notamment en ce qui concerne l'amélioration des performances et les évaluations.  Leur point commun est qu'ils sont très volumineux en terme de documents et qu'ils nécessitent donc nos compétences pour les mener efficacement.  L'utilisation de la technologie diffère dans chaque scénario. Par conséquent, la compréhension des exigences des clients et des capacités de la technologie nous permet de concevoir des flux de travail appropriés pour le traitement des documents. Cependant, lorsque des langues étrangères sont impliquées, nous utilisons à chaque fois les technologies de traduction SYSTRAN.

5) Faites-vous des ajustements (ou des spécialisations) pour vous assurer que les traductions sont correctes en termes de terminologie ?

PB : Nous vérifions l'intégrité des documents traduits et nous faisons appel à des membres de l'équipe possédant des compétences linguistiques pour nous aider dans cette tâche dans la mesure du possible. Comme pour toute technologie, il y a des limites et des points d'apprentissage, donc avoir une relation ouverte avec SYSTRAN nous permet de fournir un retour d'information sur lequel ils peuvent agir et affiner la technologie.

Lorsque les projets sont liés à des sujets hautement techniques, il est essentiel que des experts en la matière examinent les documents traduits. Encore une fois, l'élément clé ici est de fournir un feedback à SYSTRAN en fonction de ces examens.

En plus de ce qui précède, nous travaillons également en étroite collaboration avec nos clients pour nous assurer que nos processus sont à la fois transparents et compris. C'est pourquoi nous les encourageons également à aider à l'examen des documents traduits.

6) Envisagiez-vous d'autres solutions pour y arriver? Qu'est-ce qui vous a poussé à choisir SYSTRAN comme fournisseur ? Pouvez-vous mentionner des caractéristiques spécifiques qui vous ont amené à les choisir par rapport à d'autres fournisseurs de solutions ?

PB : Nous utilisons les traductions dans les projets depuis longtemps, historiquement, ce processus a été via l'utilisation de fournisseurs externes qui reçoivent les documents, les traduisent et fournissent le texte traduit à charger dans notre outil d'examen de documents, Relativity.  Cette solution était souvent trop rigide, perçue comme décousue du reste du projet et causait souvent des retards.  SYSTRAN a été utilisé principalement en raison de la profondeur de l'intégration avec Relativity, ce qui signifie que nos clients considèrent qu'il s'agit d'une solution connectée, flexible et efficace, leur offrant la garantie et le confort d'utiliser un seul outil. En outre, la rapidité et la précision des traductions étaient impressionnantes lorsqu'on les comparait à d'autres fournisseurs, ainsi que la simplicité de traduire des documents avec précision en quelques clics de souris.

7) Pouvez-vous nous parler des nouveaux besoins globaux en matière de traduction sur le marché de l'e-discovery ? Y a-t-il un besoin croissant de traduction dans ce type de travail ? 

PB : Le besoin de traductions précises et efficaces ne cesse de croître sur le marché de l'eDiscovery. Chez A&M, notre portée internationale ne cesse de croître, ce qui signifie que nous avons des clients sur tous les continents. Cela introduit de nouvelles exigences pour une gamme étendue de langues. Nous consultons de plus en plus de clients dont les données contiennent un mélange de différentes langues et nous ne voyons pas ce besoin ralentir dans un avenir proche.  La capacité de traiter une gamme toujours croissante de langues de manière précise et efficace est essentielle dans le marché actuel et nous permet de continuer à fournir un excellent service à nos clients tout en appréciant les pressions sur les coûts et le temps.